Non-Profit Basics, Resources

The Basics: Getting your organisation started

Posted on by JoburgCAN
26
Apr

Community organisations are the backbone of any community. They come in various forms, shapes and sizes, but fundamentally they all have one common purpose – to improve the community in which they reside. Some come in the form of being known as resident associations, ratepayer associations, home-owner associations, tenant associations, community co-operatives and even business forums.

There are many examples of successful local community organisations across the country, but there are probably  even more examples of those that have failed. The success or failure is a direct consequence of  how well, or not, the community members work together, whether they meet the needs of the community in which they serve and, importantly, their financial sustainability.

If communities do not stand up for themselves and make their voices heard, they will be ignored. Many people believe a ward councillor should tend to all their needs, but realistically this is an impossible task as often, within the same ward, the needs are different right down to the street or block level.

Furthermore, some wards consist of tens of thousands of people. Even if a councillor wanted to, there are simply not enough days in a five-year term to visit every single resident.

Residents start Local Community Organisations, or LCOs, for the following reasons:

  • ●       To campaign for something positive e.g. a better play area.
  • ●       To campaign against something or get services improved e.g. getting parks cleaned.
  • ●       To give a community a greater voice.
  •   
  • ●       To keep residents informed of what is happening in the neighbourhood.
  • ●       To increase a sense of belonging to a community.
  • ●       To organise outings and other events.
  • ●       To get involved in what other resident associations are doing.
  •  

It is as easy a 1234.

Step 1 – Talk to your neighbours

The first step to starting any organisation is to talk to the people in your community. Find out what your neighbourhood concerns may be. It may be that household refuse is often not collected on the designated day, or speeding vehicles, potholes, unscheduled water or electricity cuts or that the parks are not cared for and are now havens for vagrancy and crime.

In the modern era in which we live, you can ask people on community chat groups. It is likely that your ideas of “what is wrong” may not be agreed on by everyone, but if you keep on communicating you will find common issues that you do agree on.

Step 2 – Create an interim committee

Interim committees, sometimes referred to as steering committees, are committees that stand in until a committee is democratically elected. This interim or steering committee will need to do some early groundwork and it will also allow you to decide who your community is by understanding which issues you will be focusing on. Having too broad a mandate may overstretch your resources and hobble you before you have begun. Remember, you are volunteers. You need to manage your enthusiasm to avoid burnout or worse – disillusionment.

The members who have shown an interest should meet and decide on a date, time and venue for the first meeting to be held. Within this group they must decide who will chair this first meeting, who will take the minutes and who will take a register.

It is prudent that this group give serious thought to matters that will arise. These include:

  • ●       An issue list that the majority of the community can support.
  • ●       Geographic boundaries of the association.
  • ●       Decide on membership fees.
  • ●       Draft a constitution.
  • ●       Call for nominations of committee members.

Step 3 – Hold that first meeting

The interim committee must make sure that it makes every attempt to inform the community of a meeting to discuss the setting up of the association 14 days before it happens. Try to reach as wide an audience as possible and use social media, notices at stores, libraries, and the local paper.

The agenda and draft constitution should be made available for comment beforehand. Circulating the documents digitally is recommended. 

It will be a good idea to invite your local councillor(s) and any neighbouring or other community groups to the meeting, and even allow them to speak.

If it suits, there are a number of online platforms you can use to host your meeting. Most platforms allow people to raise hands for voting purposes or to notify the meeting host that they want to speak

At this meeting you should give a reason as to why you are setting up the community association.

You will need to nominate a committee. Normally this takes place by a person nominating another person, and then being seconded by another. If you have a lot of nominations and not enough spaces on the committee, you may need to hold a vote.

If any names have been sent through beforehand, they too must be entered into the pool.

On suggestion for getting this process more streamline is through asking people to submit recommendations beforehand. A Google Form is an excellent way to do this. 

It is generally accepted that it should be no less than five people, and no more than 14 on a committee.

For small associations, it is best to have an odd number of committee members so that motions and decisions do not get deadlocked.

The person being nominated can either accept or reject the nomination.

Step 4 – Get the small stuff right

The general rule is that committee members should meet monthly, while general meetings that are open to the general membership are normally held once a quarter.

The Annual General Meeting (AGM), which can double-up as one of those quarterly general meetings, is held once a year.

Always have an agenda and set a fixed meeting duration (e.g. 1½ hours).  Always start on time. Always end on time. 

In all instances, make sure the agenda is shared prior to the meeting, as specified in your Constitution.

To become effective, you need to maintain good record-keeping from minutes to invoices. Using a cloud storage facility is recommended. It does mean some people need to dedicate a little extra time to getting the administration right but it will pay off in the long run.

Record-keeping helps build an association’s culture and longevity.

Lastly, and this is important, make sure multiple committee members have access to the general email account and cloud storage. You want to avoid a situation where all the institutional memory rests with one person.

115 thoughts on “The Basics: Getting your organisation started”

  4. JamesFiego says:

    Наши сауны — это идеальное решение для тех, кто хочет расслабиться после тяжёлого дня. Здесь вы сможете насладиться паром, поплавать в бассейне и получить массу удовольствия, подробнее https://dai-zharu.ru/

  17. taktichn__epor says:

    Неотразимый стиль современных тактичных штанов, как выбрать их с другой одеждой.
    Неотъемлемая часть гардероба – тактичные штаны, которые подчеркнут ваш стиль и индивидуальность.
    Тактичные штаны: секрет успешного образа, который подчеркнет вашу уверенность и статус.
    Сочетание стиля и практичности в тактичных штанах, которые подчеркнут вашу спортивную натуру.
    Тактичные штаны: какой фасон выбрать?, чтобы подчеркнуть свою уникальность и индивидуальность.
    Секрет стильных мужчин: тактичные штаны, которые подчеркнут ваш вкус и качество вашей одежды.
    Тактичные штаны: универсальный выбор для различных ситуаций, которые подчеркнут ваш профессионализм и серьезность.
    штани чоловічі тактичні [url=https://dffrgrgrgdhajshf.com.ua/]штани чоловічі тактичні[/url] .

  18. Velas_kiOl says:

    Настроение в вашем доме с помощью ароматических свечей, какой аромат выбрать?, Погрузитесь в мир ароматов с велас ароматическими свечами
    catalogo velas [url=https://scentalle.com/]catalogo velas[/url] .

  19. onexbet_rkKr says:

    Получайте больше прибыли на onexbet, не отрываясь от компьютера.
    onexbet – ваш ключ к финансовой независимости, даже в отпуске.
    Ставки на спорт с onexbet, оптимальные шансы на победу.
    Ощутите азарт игры с onexbet, и вы обязательно останетесь довольны.
    onexbet – безопасность и конфиденциальность, для вас всегда в приоритете.
    Хотите ли вы заработать крупные суммы? Вам нужен onexbet, – надежный партнер на пути к успеху.
    onexbet – ваш надежный союзник в мире игры, который всегда поддерживает ваши желания и цели.
    Onexbet – ваш путь к вершине, используйте onexbet для достижения ваших целей.
    onexbet – это не просто азарт, это философия, которая помогает вам обогатиться.
    Готовы к большим деньгам и успеху? Попробуйте onexbet, и вы поймете, что все возможно.
    onexbet – это не просто сайт ставок, это ваша дорога к богатству, который приведет вас к желаемым результатам.
    Ставки на onexbet – это легко и увлекательно, но при этом ценит комфорт и безопасность.
    Доступ к самым популярным играм и событиям на onexbet, все это гарантировано для вас.
    Желаете больше азарта и адреналина? Попробуйте onexbet, и вы обязательно останетесь довольны.
    one x bet download [url=https://arxbetdsrdg.com/]one x bet download[/url] .

  20. onexbet_twol says:

    Самый популярный букмекер onexbet, ставки с onexbet – это успех|Успешные ставки на спорт с onexbet, ставьте деньги и получайте прибыль|Безопасные ставки с onexbet, не рискуйте сомнительными сайтами|Приятные сюрпризы от onexbet, не упустите возможность удвоить свой выигрыш|Играйте в казино онлайн на onexbet, наслаждайтесь игрой в любое время суток|Надежный сервис onexbet, важны ваш комфорт и удобство|Соблюдайте законодательство с onexbet, не нарушайте правила и несите ответственность|Не упустите шанс следить за любимыми матчами, ставьте деньги и наслаждайтесь игрой|Больше выгодных предложений на onexbet, не упустите шанс стать богаче|Уникальный опыт азартных игр в реальном времени, новый уровень азарта в онлайн казино|Следите за результатами на onexbet, анализируйте статистику и делайте выигрышные ставки|Делайте выгодные прогнозы и зарабатывайте, получайте прибыль без лишних затрат|Больше шансов на успех с onexbet, играйте и побеждайте с onexbet|Ваш комфорт – наш приоритет, гарантия качественного обслуживания|Уникальный дизайн и удобство на onexbet, новый уровень игрового опыта|Играйте и выигрывайте крупные суммы, ставьте и получайте крупные выигрыши|Получайте прибыль от своих прогнозов, играть и выигрывать стало проще|Увеличьте свои шансы на победу с onexbet, ваш выигрыш – наша главная задача|Больше выигрышей с onexbet, больше денег с onexbet|Профессиональная букмекерская контора onex
    onexbet download apk [url=https://http www one x bet com/]https://http www one x bet com/[/url] .

  21. Kolyaska_hakt says:

    Как выбрать коляску 3 в 1: советы и рекомендации, которые обязательно пригодятся.
    Топовые модели колясок 3 в 1, с широким функционалом и стильным дизайном.
    Гид по выбору коляски 3 в 1, для того, чтобы учесть все нюансы.
    Секреты удачного выбора коляски 3 в 1, для максимального удобства вашего малыша.
    Какую коляску 3 в 1 выбрать: опыт других родителей, и сделать правильное решение.
    коляска детская купить [url=https://kolyaska-3-v-1-msk.ru/]https://kolyaska-3-v-1-msk.ru/[/url] .

  22. Bukety_qnoi says:

    Эксклюзивные букеты роз уже ждут вас, порадуйте себя или близких.
    Оформите заказ на букеты роз прямо сейчас, доставка в удобное время и место.
    Уникальные букеты роз от лучших флористов, доставка по всему городу.
    Роскошные букеты роз для особых случаев, уникальные композиции для особых моментов.
    Стильные букеты роз с доставкой, сделайте ваш день ярким и запоминающимся.
    Подарите букет роз любимым женщинам, круглосуточный сервис для вас.
    Букеты роз на заказ по выгодным ценам, индивидуальный подход к каждому клиенту.
    Компактные или роскошные букеты роз, сделайте заказ онлайн.
    Букеты роз для вашего настроения, приятные сюрпризы и акции.
    Закажите свой уникальный букет роз, приятные цены и гарантированное качество.
    Букеты роз – это всегда актуальный подарок, и мы доставим его к вашему порогу.
    Прекрасные букеты роз для ваших близких, подарите радость и красоту.
    букет из роз [url=https://buket-roz-s-dostavkoj.ru/]https://buket-roz-s-dostavkoj.ru/[/url] .

  24. Furnitura_wqon says:

    Множество вариантов фурнитуры для плинтуса, подберите под свой интерьер вариант.
    Качественная фурнитура для плинтуса, гарантия долгого срока службы.
    Простота установки элементов плинтуса, для быстрой установки.
    Модные элементы для украшения плинтуса, подчеркните стиль своего интерьера.
    Фурнитура для плинтуса из экологически чистых материалов, сделайте свой дом более безопасным для здоровья.
    Модные цвета для элементов плинтуса, создайте гармонию в доме.
    Эксклюзивные варианты фурнитуры для плинтуса, выразите свою индивидуальность через дизайн.
    Подсказки по правильной установке элементов плинтуса, для безупречного результата.
    Стильные детали для украшения плинтуса, создайте уютный и стильный дом.
    Элегантные элементы для стильного плинтуса, подчеркните изысканный вкус в дизайне.
    крепежи для плинтуса [url=https://furnituradlyaplintusamsk.ru/]крепежи для плинтуса[/url] .

  25. kolyaska_znmn says:

    Удобная и компактная коляска-трость для активных родителей, со съемным козырьком и регулируемой спинкой.
    Новейшая коляска-трость с механизмом складывания одной рукой, которая поможет вам в повседневных прогулках.
    Универсальная коляска-трость для города и природы, которая станет вашим незаменимым помощником.
    Качественная коляска-трость с удобной ручкой, и мягкими ремнями безопасности.
    bugaboo трость [url=https://kolyaski-trosti-progulochnye.ru/]bugaboo трость[/url] .

  27. avtozapcha_xaPn says:

    Купить автозапчасти по выгодным ценам, Автозапчасти для всех марок, с быстрой доставкой, с гарантией возврата, по выгодным условиям, с гарантией, Запчасти для автомобилей, Автозапчасти от проверенных производителей, Ваш надежный поставщик автозапчастей, Запчасти для всех марок автомобилей, с быстрой отправкой, отличное качество, по отличным ценам, Где купить запчасти, по выгодным условиям, Качественные автомобильные детали, по отличным ценам, по выгодным предложениям, доставка по всей стране, Автозапчасти и комплектующие, с быстрой отправкой
    магазин автозапчастей [url=https://mechamotive.com/]https://mechamotive.com/[/url] .

  50. 1win_hika says:

    1вин войти [url=https://www.aktivnoe.forum24.ru/?1-8-0-00000252-000-0-0-1741169084]https://www.aktivnoe.forum24.ru/?1-8-0-00000252-000-0-0-1741169084[/url] .

  51. mostbet_zeea says:

    мостбет мобильная версия скачать [url=cah.forum24.ru/?1-13-0-00001559-000-0-0]cah.forum24.ru/?1-13-0-00001559-000-0-0[/url] .

  52. 1win_spSt says:

    игра 1вин [url=http://cah.forum24.ru/?1-13-0-00001560-000-0-0-1741172791/]http://cah.forum24.ru/?1-13-0-00001560-000-0-0-1741172791/[/url] .

  53. mostbet_rvsi says:

    мостбет скачать бесплатно [url=http://chesskomi.borda.ru/?1-10-0-00000277-000-0-0-1741171219]http://chesskomi.borda.ru/?1-10-0-00000277-000-0-0-1741171219[/url] .

  56. 1win_hvMr says:

    1vin [url=https://aktivnoe.forum24.ru/?1-8-0-00000254-000-0-0-1741273702]https://aktivnoe.forum24.ru/?1-8-0-00000254-000-0-0-1741273702[/url] .

  64. kovry_glka says:

    Ковры, которые добавят стиль в ваш интерьер, уникальный.
    Мягкие и комфортные ковры, приобретите.
    Ковры для стильного интерьера, выбирайте.
    Ковры, которые подчеркнут вашу индивидуальность, придайте.
    Безопасные и яркие ковры для детской, выбирайте.
    Традиционные и современные ковры, долговечность.
    Создание комфортного рабочего пространства с коврами, придайте.
    Ковры, которые легко чистить, исследуйте.
    Советы по выбору ковра, тайны.
    Ковры для холодных полов, найдите.
    Актуальные стили и дизайны ковров, узнайте.
    Ковры для вашего загородного стиля, практичность.
    Ковры в интерьере: вдохновение, узнайте.
    Выбор ковров для любого вкуса, дизайн.
    Комфортные ковры для вашего сна, выбирайте.
    Качество и стиль от лучших производителей, откройте.
    Выбор ковров для домашних любимцев, найдите.
    Ковры, которые сохраняют тепло, приобретайте.
    Как использовать ковры для зонирования, дизайнерские решения.
    ковры с цветами [url=https://kovry-v-moskve.ru/]ковры с цветами[/url] .

  73. mostbet_vbPn says:

    скачать mostbet на телефон [url=https://dubna.myqip.ru/?1-18-0-00000145-000-0-0-1741708632]скачать mostbet на телефон[/url] .

  74. 1win_bzEt says:

    1 вин вход [url=http://aktivnoe.forum24.ru/?1-2-0-00000100-000-0-0-1741701286/]http://aktivnoe.forum24.ru/?1-2-0-00000100-000-0-0-1741701286/[/url] .

  75. mostbet_mdot says:

    мостбет скачать андроид [url=http://aktivnoe.forum24.ru/?1-8-0-00000260-000-0-0-1741701879/]http://aktivnoe.forum24.ru/?1-8-0-00000260-000-0-0-1741701879/[/url] .

  76. 1win_fuSn says:

    1вин официальный сайт вход [url=http://aktivnoe.forum24.ru/?1-8-0-00000259-000-0-0-1741701621]http://aktivnoe.forum24.ru/?1-8-0-00000259-000-0-0-1741701621[/url] .

  84. Prodvizhen_xwpl says:

    Эффективное продвижение сайтов, проверенные приемы.
    Как добиться успеха в SEO, проводите.
    Главные советы по продвижению сайтов, что увеличит.
    Инновационные методы продвижения сайтов, которые стоит учитывать.
    Углубляемся в продвижение сайтов, доступные каждому.
    Продвижение сайтов в 2025 году, которые принесут плоды.
    Топовые компании для онлайн-продвижения, которые заслуживают внимания.
    14 ошибок при продвижении сайтов, которые можно исправить.
    Как продвинуть сайт без бюджета, узнайте.
    Лучшие онлайн-сервисы для SEO, которые станут вашими помощниками.
    Как анализировать успех продвижения сайта, которые нельзя игнорировать.
    Контент как основа продвижения сайтов, не забывайте.
    Как продвигать сайт на своем рынке, стратегии, которые работают.
    Знание пользователей в продвижении, приемы, которые сработают.
    Как оптимизировать сайт для мобильных, может стать вашим преимуществом.
    Как выбрать метод продвижения, по результатам выберите.
    Как наращивать ссылочную массу, чтобы повысить авторитет.
    Что нового в SEO в этом году, изучите подробнее.
    Сила SMM в SEO, вовлекайте пользователей.
    Топовые практики по оптимизации, необходимые для успеха.
    seo google [url=https://1prodvizhenie-sajtov-52.ru/]https://1prodvizhenie-sajtov-52.ru/[/url] .

  93. 1win_zaMr says:

    1win официальный сайт регистрация [url=http://1win820.ru]1win официальный сайт регистрация[/url] .

  103. 1win_wden says:

    сайт 1win [url=https://mymoscow.forum24.ru/?1-2-0-00000717-000-0-0-1742357431]https://mymoscow.forum24.ru/?1-2-0-00000717-000-0-0-1742357431[/url] .

  109. BMW_rjon says:

    BMW X6: идеально для активной жизни, модельный ряд.
    Комфорт и стиль в BMW X6, поклонников.
    дизайн.
    Брутальный внешний вид BMW X6, поклонников.
    Как BMW X6 меняет правила игры, исследуйте.
    Идеальный выбор – BMW X6, решение.
    Комфортабельный интерьер BMW X6, выражают.
    Ваш надежный спутник – BMW X6, гарантирует.
    Узнайте, почему BMW X6 так популярен, в нашем анализе.
    Динамичный BMW X6 – для активной жизни, завораживают.
    Обеспечьте свою безопасность с BMW X6, всегда.
    Выбор BMW X6: ваши преимущества, новые горизонты.
    Эффективные технологии в BMW X6, ваши поездки.
    Исключительный комфорт BMW X6, особенности.
    Чем BMW X6 превосходит другие кроссоверы?, в нашем анализе.
    Выразительный дизайн BMW X6, выразит вашу индивидуальность.
    Как BMW X6 выглядит на фоне конкурентов, в нашем сравнении.
    Что говорят владельцы о BMW X6?, в нашей статье.
    Новые технологии безопасности в BMW X6, позаботятся о вас.
    Итоги: BMW X6, как лучший выбор, подводим итоги.
    bmw x 7 [url=https://bmw-x6.biz.ua/]https://bmw-x6.biz.ua/[/url] .

  112. mostbet_txPr says:

    мостбет казино войти [url=https://ongame.forum24.ru/?1-18-0-00001219-000-0-0-1742360461]https://ongame.forum24.ru/?1-18-0-00001219-000-0-0-1742360461[/url] .

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses cookies to offer you a better browsing experience. By browsing this website, you agree to our use of cookies.
More info Accept